1. Uudet säännökset asetuksessa D.lgs. n. 24/2023

Mitä muuttuu uuden sääntelyn myötä

Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiivin (EU) 2019/1937 täytäntöönpanemiseksi on annettu lainsäädäntöasetus n. 24, 10. maaliskuuta 2023, joka koskee “henkilöiden suojaa, jotka ilmoittavat unionin oikeuden rikkomisista, sekä sisältää säännöksiä henkilöiden suojaamiseksi, jotka ilmoittavat kansallisen lainsäädännön rikkomisista”.

Asetus tuli voimaan 30. maaliskuuta 2023, ja sen säännökset ovat olleet voimassa 15. heinäkuuta 2023 alkaen.

• Asetusta sovelletaan sekä julkisen että yksityisen sektorin toimijoihin. Yksityisen sektorin osalta sääntely laajentaa suojan myös niihin ilmoittajiin, joiden palveluksessa on ollut viimeisen vuoden aikana keskimäärin vähintään viisikymmentä työntekijää, tai – myös tämän rajan alapuolella – niihin organisaatioihin, jotka toimivat niin sanotuilla herkiksi katsotuilla aloilla (palvelut, tuotteet ja rahoitusmarkkinat, rahanpesun tai terrorismin rahoituksen estäminen, liikenneturvallisuus ja ympäristönsuojelu) sekä niihin, jotka ovat ottaneet käyttöön organisaatio- ja hallintomalleja asetuksen lainsäädäntöasetus 231/2001 mukaisesti.
• Yksityisen sektorin toimijoille, joiden palveluksessa on ollut viimeisen vuoden aikana keskimäärin korkeintaan 249 työntekijää (määräaikaisissa tai toistaiseksi voimassa olevissa työsuhteissa), velvollisuus perustaa sisäinen ilmoituskanava alkaa 17.12.2023.
• Tähän päivämäärään asti edellä mainitut yksityisen sektorin toimijat, jotka ovat ottaneet käyttöön mallin 231 tai aikovat ottaa sen käyttöön, jatkavat sisäisten ilmoituskanavien hallintaa asetuksen 231/2001 mukaisesti.

2. Sääntelyn piiriin kuuluvat organisaatiot

Yksityinen sektori

Yksityisellä sektorilla toimivien ilmoittajien suoja, joka on säädetty asetuksessa D.lgs. n. 24/2023, asettaa velvollisuuden perustaa ilmoituskanavat niille alan toimijoille, jotka täyttävät vähintään yhden seuraavista ehdoista:

• ovat viimeisen vuoden aikana työllistäneet keskimäärin vähintään viisikymmentä työntekijää toistaiseksi voimassa olevissa tai määräaikaisissa työsuhteissa;
• toimivat tietyillä erityisillä aloilla (palvelut, tuotteet ja rahoitusmarkkinat, rahanpesun tai terrorismin rahoituksen estäminen, liikenneturvallisuus ja ympäristönsuojelu), vaikka viimeisen vuoden aikana ei olisi saavutettu keskimäärin viidenkymmenen työntekijän rajaa toistaiseksi voimassa olevissa tai määräaikaisissa työsuhteissa;
• ovat ottaneet käyttöön organisaatio- ja hallintomallit lainsäädäntöasetuksen 231/2001 mukaisesti, vaikka viimeisen vuoden aikana ei olisi saavutettu keskimäärin viidenkymmenen työntekijän rajaa toistaiseksi voimassa olevissa tai määräaikaisissa työsuhteissa.

Julkinen sektori

Velvollisuus perustaa sisäiset ilmoituskanavat koskee myös seuraavia julkisen sektorin toimijoita:

• julkiset hallinnot, joista säädetään lainsäädäntöasetuksen 30. maaliskuuta 2001, n. 165, 1 §:n 2 momentissa
• itsenäiset hallinnolliset viranomaiset, joilla on takuu-, valvonta- tai sääntelytehtäviä
• julkisoikeudelliset laitokset ja taloudelliset julkisoikeudelliset elimet, joista säädetään lainsäädäntöasetuksen 18. huhtikuuta 2016, n. 50, 3 §:n 1 momentin d-kohdassa
• julkisia palveluja hallinnoivat toimijat, julkisesti omistetut yhtiöt ja ns. in house -yhtiöt, sellaisina kuin ne on määritelty lainsäädäntöasetuksen 19. elokuuta 2016, n. 175, 2 §:n 1 momentin m- ja o-kohdissa, myös pörssiyhtiöinä.

3. Mitä voidaan ilmoittaa

Toiminta, teot tai laiminlyönnit, jotka vahingoittavat yleistä etua tai julkisen hallinnon tai yksityisen toimijan eheyttä ja jotka koostuvat seuraavista:

• hallinnolliset, kirjanpidolliset, siviilioikeudelliset tai rikosoikeudelliset rikkomukset;
• lainsäädäntöasetuksen 231/2001 mukaiset merkitykselliset laittomat menettelyt tai siinä säädettyjen organisaatio- ja hallintomallien rikkomiset;
• rikkomukset, jotka kuuluvat Euroopan unionin tai kansallisten säädösten soveltamisalaan seuraavilla aloilla: julkiset hankinnat; palvelut, tuotteet ja rahoitusmarkkinat sekä rahanpesun ja terrorismin rahoituksen estäminen; tuotteiden turvallisuus ja vaatimustenmukaisuus; liikenneturvallisuus; ympäristönsuojelu; säteilysuojelu ja ydinturvallisuus; elintarvikkeiden ja rehujen turvallisuus sekä eläinten terveys ja hyvinvointi; kansanterveys; kuluttajansuoja; yksityiselämän ja henkilötietojen suoja sekä verkkojen ja tietojärjestelmien turvallisuus;
• teot tai laiminlyönnit, jotka vahingoittavat unionin taloudellisia etuja;
• teot tai laiminlyönnit, jotka koskevat sisämarkkinoita;
• teot tai käyttäytyminen, jotka mitätöivät unionin säädösten tavoitteet tai tarkoituksen.

4. Ilmoituskanavien valinta

• sisäinen (työympäristön sisällä);
• ulkoisen kanavan kautta (ANAC);
• julkinen paljastus (lehdistön, sähköisten välineiden tai muiden laajalle yleisölle tavoitettavien viestintäkeinojen kautta);
• ilmoitus oikeus- tai tilintarkastusviranomaiselle.

Sisäinen ilmoituskanava

Yrityksen nimeämälle ilmoitusten käsittelijälle osoitettu sisäinen ilmoitus voidaan toimittaa seuraavilla tavoilla:

• Ilmoituksen toimittaminen kirjallisesti (tavallinen posti tai kirjattu kirje vastaanottotodistuksella, osoitettuna ilmoituksen käsittelijälle), jonka kuoressa on merkintä “Ilmoitusten käsittelijän huomioon – whistleblowing – luottamuksellinen henkilökohtainen”, postipalvelun kautta yhtiön kotipaikan osoitteeseen.
• Toimittaminen henkilökohtaisesti (eli suljetussa kirjekuoressa osoitettuna ilmoitusten käsittelijälle, merkinnällä luottamuksellinen henkilökohtainen) yhtiön kotipaikkaan.
• Lähettäminen sähköisen alustan kautta whistleblowing-ilmoitusten toimittamiseksi, vastaanottamiseksi ja hallinnoimiseksi.

Kirjallisesti tehtyjen sisäisten ilmoitusten toimittamiseen ja hallinnointiin Fabbricazione Articoli Casalinghi E Metallurgici F.A.C.E.M. S.p.A. on valinnut käytettäväksi sähköistä alustaa “My Whistleblowing”, joka on saatavilla osoitteessa https://areariservata.mygovernance.it/#!/WB/FACEM, täyttämällä tätä varten laaditun lomakkeen.
Alusta mahdollistaa “Ilmoituslomakkeen” täyttämisen, lähettämisen ja vastaanottamisen sähköisesti.
Ilmoituksen lähettämisen jälkeen whistleblower saa päivityksiä sähköpostitse ja hänen tulee noudattaa ohjeita luodakseen tilin alustalle seuratakseen omaa tapaustaan ja tarvittaessa ollakseen yhteydessä ilmoituksen käsittelijöihin.
Ilmoituksen vastaanottamisesta lähtee automaattinen ilmoitus ilmoitusten käsittelijän sähköpostilaatikkoon.
Whistleblower voi seurata tutkinnan etenemistä ainoastaan kirjautumalla sähköiseen alustaan ja käyttämällä aiemmin luomiaan tunnuksia.
Vaihtoehtona kirjallisesti tehtyihin sisäisiin ilmoituksiin sähköisen alustan kautta, ilmoitukset voidaan tehdä myös:

• ilmoittajan perustellusta pyynnöstä, suoralla tapaamisella, joka järjestetään kohtuullisen ajan kuluessa, menettelytavat julkaistaan sivustolla https://www.trespade.it/whistleblowing/

Ilmoitusten toimittamiseen ja hallinnointiin käytettävät välineet takaavat luottamuksellisuuden seuraavien osalta:

• ilmoittajan;
• mahdollisen avustajan;
• ilmoituksessa mainitun tai siihen liittyvän henkilön;
• ilmoituksen sisällön ja siihen liittyvän aineiston.

Ilmoitusalusta takaa suojan mahdollisia eturistiriitoja vastaan suhteessa yhtiön nimeämiin ilmoitusten käsittelijöihin, sallien ilmoittajan ohjata ilmoitusvaiheessa ilmoituksen “varakäsittelijälle”. Tämä viimeksi mainittu hoitaa asian käsittelyn itsenäisesti ja yksinomaisesti, jotta voidaan ennakolta rajata ilmoituksen vaikutuspiiri ja toteuttaa asianmukaiset varotoimet. Tämä menettely voidaan käynnistää myös itse käsittelijän toimesta, jos hän on mahdollisessa eturistiriitatilanteessa.
Ilmoituskanavien hallinta on uskottu:

• henkilölle, joka on saanut erityiskoulutuksen ilmoituskanavan hallinnointiin, nimeltään Giansalvatore Algieri, HR-osaston työntekijä;
• henkilölle, joka on saanut erityiskoulutuksen ilmoituskanavan hallinnointiin, nimeltään Cristina Gentile, hallinto- ja rahoitusosaston johtaja;
• henkilölle, joka on saanut erityiskoulutuksen ilmoituskanavan hallinnointiin, nimeltään Giuseppe Giovannini, ICT-osaston työntekijä (varakäsittelijä).

Ulkoinen ilmoituskanava

Ilmoittajat voivat käyttää ulkoista kanavaa (ANAC) seuraavissa tilanteissa:

• työympäristössä ei ole säädetty sisäisen ilmoituskanavan perustamista tai kanava ei ole aktiivinen tai ei ole lain edellyttämällä tavalla asianmukainen;
• ilmoittaja on jo tehnyt sisäisen ilmoituksen, johon ei ole ryhdytty toimenpiteisiin;
• ilmoittajalla on perusteltu syy uskoa, että sisäisellä ilmoituksella ei olisi tehokasta seuraamusta tai että se voisi johtaa kostotoimiin;
• ilmoittajalla on perusteltu syy uskoa, että rikkomus voi muodostaa välittömän tai ilmeisen vaaran yleiselle edulle.

Julkinen paljastus

Ilmoittajat voivat tehdä suoraan julkisen paljastuksen seuraavissa tilanteissa:

• ilmoittaja on jo tehnyt sisäisen ja ulkoisen ilmoituksen tai suoraan ulkoisen ilmoituksen, mutta määräajassa ei ole saatu vastausta toteutetuista tai suunnitelluista toimenpiteistä;
• ilmoittajalla on perusteltu syy uskoa, että rikkomus voi muodostaa välittömän tai ilmeisen vaaran yleiselle edulle;
• ilmoittajalla on perusteltu syy uskoa, että ulkoinen ilmoitus voisi johtaa kostotoimiin tai että se ei saisi tehokasta seuraamusta johtuen tapauksen erityisolosuhteista, kuten tilanteista, joissa todisteita voitaisiin peittää tai tuhota, tai joissa on perusteltu pelko siitä, että ilmoituksen vastaanottaja on rikkomuksen tekijän kanssa yhteistoiminnassa tai itse rikkomukseen osallisena.

5. Ilmoittamisen edellytykset

Perusteltavuus

Ilmoitus-, oikeus- tai tilintarkastusviranomaiselle tehty rikosilmoitus tai julkinen paljastus edellyttää, että ilmoittajalla tai kantelijalla on perusteltu ja asianmukainen syy uskoa, että ilmoitetut, julkistetut tai viranomaiselle raportoidut tiedot rikkomuksista pitävät paikkansa ja kuuluvat sääntelyn soveltamisalaan.

Menettely

Ilmoitus tai julkinen paljastus on tehtävä käyttämällä säädettyjä kanavia (sisäinen, ulkoinen ja julkinen paljastus) edellä kohdassa “Ilmoituskanavien valinta” kuvattujen kriteerien mukaisesti.

6. Ilmoittajan yleisen edun ja henkilökohtaisen edun arviointi

7. Mitä tapahtuu ilmoituksen jälkeen?

Ilmoitusten käsittelymenettely

Fabbricazione Articoli Casalinghi E Metallurgici F.A.C.E.M. S.p.A. huolehtii seuraavista:

• antaa ilmoittajalle tiedon ilmoituksen vastaanottamisesta 7 päivän kuluessa sen vastaanottamisesta, ellei ilmoittaja nimenomaisesti toisin pyydä tai ellei F.A.C.E.M. S.p.A. katso, että tiedonanto vaarantaisi ilmoittajan henkilöllisyyden luottamuksellisuuden suojan;
• ylläpitää yhteydenpitoa ilmoittajan kanssa ja pyytää tarvittaessa lisäselvityksiä;
• seurata huolellisesti saatuja ilmoituksia;
• suorittaa tarvittavan tutkinnan ilmoituksen jatkokäsittelyä varten, myös kuulemisten ja asiakirjojen hankinnan kautta;
• antaa ilmoittajalle palaute kolmen kuukauden kuluessa vastaanottamisen vahvistuksesta tai, jos vahvistusta ei ole annettu, seitsemän päivän määräajan päättymisestä ilmoituksen jättämisestä;
• ilmoittaa ilmoittajalle ilmoituksen lopullinen lopputulos.

8. Ilmoittajien luottamuksellisuuden suoja

• Ilmoittajan henkilöllisyyttä ei saa paljastaa muille kuin niille, joilla on toimivalta vastaanottaa tai käsitellä ilmoituksia;
• Suoja koskee paitsi ilmoittajan nimeä myös kaikkia ilmoituksen elementtejä, joista ilmoittajan henkilöllisyys voidaan suoraan tai epäsuorasti päätellä;
• Ilmoitus ei ole hallinnollisen asiakirjain tarkastusoikeuden tai yleisen tiedonsaantioikeuden piirissä;
• Luottamuksellisuuden suoja ulottuu myös ilmoituksessa mainittujen henkilöiden ja asianosaisten henkilöllisyyteen ilmoituksen johdosta aloitettujen menettelyjen päättymiseen saakka, samojen takeiden mukaisesti kuin mitä ilmoittajalle on säädetty.

9. Henkilötietojen suojaa koskevan lainsäädännön noudattaminen

• Ilmoitusten vastaanottoon ja käsittelyyn liittyvien henkilötietojen käsittely suoritetaan Fabbricazione Articoli Casalinghi E Metallurgici F.A.C.E.M. S.p.A.:n toimesta rekisterinpitäjänä, Euroopan ja kansallisen tietosuojalainsäädännön periaatteiden mukaisesti, tarjoten asianmukaiset tiedot ilmoittajille ja ilmoituksissa mainituille henkilöille sekä toteuttaen asianmukaiset toimenpiteet rekisteröityjen oikeuksien ja vapauksien turvaamiseksi.
• Lisäksi asetuksen (EU) 2016/679 artikloissa 15–22 säädettyjä oikeuksia voidaan käyttää siinä laajuudessa kuin mitä on säädetty lainsäädännön n. 196/2003, 30. kesäkuuta annetun asetuksen 2-undecies -artiklassa.
• Sisäiset ja ulkoiset ilmoitukset sekä niihin liittyvä dokumentaatio säilytetään niin kauan kuin on tarpeen ilmoituksen käsittelyä varten ja kuitenkin enintään 5 vuotta siitä päivästä, kun ilmoitusmenettelyn lopullinen tulos on ilmoitettu, Euroopan ja kansallisen tietosuojalainsäädännön mukaisia luottamuksellisuusvelvoitteita noudattaen.

10. Kostotoimet

“Kostotoimella” tarkoitetaan mitä tahansa käyttäytymistä, tekoa tai laiminlyöntiä, myös pelkkää yritystä tai uhkaa, joka on tehty ilmoituksen, viranomaiselle tehdyn rikos- tai tilintarkastusilmoituksen tai julkisen paljastuksen johdosta ja joka aiheuttaa tai voi aiheuttaa ilmoittajalle tai ilmoituksen tehneelle henkilölle suoraan tai epäsuorasti epäoikeudenmukaisen vahingon.

Esimerkkejä kostotoimista:

• irtisanominen, määräaikainen pidättäminen tehtävästä tai vastaavat toimenpiteet;
• virka-aseman alentaminen tai ylennyksen epääminen;
• tehtävien muuttaminen, työpaikan vaihtaminen, palkan alentaminen tai työajan muuttaminen;
• koulutuksen keskeyttäminen tai pääsyn rajoittaminen siihen;
• negatiiviset arviot tai epäedulliset suositukset;
• kurinpitotoimenpiteiden tai muiden seuraamusten määrääminen, mukaan lukien rahalliset sakot;
• pakottaminen, uhkailu, häirintä tai eristäminen;
• syrjintä tai muu epäedullinen kohtelu;
• määräaikaisen työsopimuksen muuttamatta jättäminen toistaiseksi voimassa olevaksi, silloin kun työntekijällä olisi ollut oikeutettu odotus muutokseen;
• määräaikaisen työsopimuksen uusimatta jättäminen tai ennenaikainen päättäminen;
• vahingot, myös henkilön maineelle, erityisesti sosiaalisessa mediassa, tai taloudelliset ja rahoitukselliset haitat, mukaan lukien taloudellisten mahdollisuuksien tai tulojen menetykset;
• henkilön lisääminen epäasianmukaisiin luetteloihin virallisen tai epävirallisen toimiala- tai teollisuussopimuksen perusteella, mikä voi johtaa siihen, ettei henkilö tulevaisuudessa löydä työtä kyseiseltä toimialalta tai alalta;
• tavaroiden tai palveluiden toimitussopimuksen ennenaikainen päättäminen tai mitätöinti;
• luvan tai toimiluvan peruuttaminen;
• vaatimus psykiatrisiin tai lääketieteellisiin tutkimuksiin osallistumisesta.

10.1 Toimivalta kostotoimien toteamisessa

• Kostotoimia koskevien ilmoitusten käsittely julkisella ja yksityisellä sektorilla kuuluu ANAC:lle, joka voi käyttää yhteistyössä Julkisen hallinnon tarkastusvirastoa ja Kansallista työinspektaattoria niiden toimivaltaan kuuluvissa asioissa.
• Kostotoimien mitättömäksi julistaminen kuuluu oikeusviranomaiselle.

10.2 Kostotoimien todistustaakka

• ANAC:n on varmistettava, että kostotoimeksi katsottu käyttäytyminen (teko tai laiminlyönti) on seurausta ilmoituksesta, rikos- tai tilintarkastusilmoituksesta tai julkisesta paljastuksesta.
• Kun ilmoittaja osoittaa tehneensä ilmoituksen lain mukaisesti ja kokeneensa kostotoimeksi katsotun käytöksen, työnantajan vastuulla on todistaa, ettei kyseinen käytös liity millään tavalla ilmoitukseen.
• Koska kyse on vastuupresumptiosta, on tarpeen, että vastakkaiset todisteet esitetään kontradiktorisesti ANAC:n edessä. Tämän vuoksi on olennaista, että oletettu vastuullinen toimittaa kaikki ne seikat, joista voidaan päätellä, ettei ilmoittajaan kohdistettu toimenpide ollut luonteeltaan kostotoimi.

10.3 Kostotoimilta suojelun laajentaminen muihin henkilöihin

Kostotoimilta suojelu ulotetaan myös muihin henkilöihin ilmoittajan lisäksi:

• helpottajalle (luonnollinen henkilö, joka avustaa ilmoittajaa ilmoitusprosessissa ja toimii samassa työympäristössä);
• henkilöille, jotka toimivat samassa työympäristössä ilmoittajan, rikos- tai tilintarkastusilmoituksen tekijän tai julkisen paljastuksen tehneen kanssa ja jotka ovat heihin sidoksissa pysyvällä kiintymyssuhteella tai sukulaisuussuhteella neljänteen asteeseen asti;
• ilmoittajan, rikos- tai tilintarkastusilmoituksen tekijän tai julkisen paljastuksen tehneen työtovereille, jotka työskentelevät samassa työympäristössä ja joilla on kyseisen henkilön kanssa säännöllinen ja jatkuva suhde;
• ilmoittajan omistamille yhteisöille tai niille, joiden palveluksessa hän työskentelee, sekä yhteisöille, jotka toimivat samassa työympäristössä edellä mainittujen henkilöiden kanssa.

11. Ilmoittajien suoja

11.1 Ilmoittajien rankaisemattomuus

Ei ole rangaistavaa, jos henkilö paljastaa tai levittää tietoja rikkomuksista:

• jotka kuuluvat salassapitovelvollisuuden piiriin, lukuun ottamatta asianajajia ja lääkäreitä koskevaa ammattisalaisuutta;
• jotka liittyvät tekijänoikeuden suojaan;
• tai henkilötietojen suojaan, jos ilmoituksen, rikos- tai tilintarkastusilmoituksen tai julkisen paljastuksen yhteydessä oli kohtuullisia perusteita uskoa, että tietojen paljastaminen tai levittäminen oli välttämätöntä ilmoituksen tekemiseksi, ja jos se tehtiin lain edellyttämällä tavalla.

11.2 Suojan menettäminen

Suoja ei ole voimassa, jos ilmoittajan rikosoikeudellinen vastuu kunnianloukkauksesta tai perättömästä ilmiannosta taikka muista vastaavista rikoksista, jotka on tehty rikos- tai tilintarkastusilmoituksen yhteydessä, on todettu, vaikka vain ensimmäisen oikeusasteen tuomiolla. Sama koskee siviilioikeudellista vastuuta, jos kyse on tahallisesta teosta tai törkeästä huolimattomuudesta. Näissä tapauksissa ilmoittajalle tai rikos- tai tilintarkastusilmoituksen tekijälle voidaan määrätä kurinpitoseuraamus.

11.3 Ilmoittajille tarjottavat tukitoimet

• Tukitoimet koostuvat tiedoista, avusta ja maksuttomista neuvontapalveluista ilmoitusmenettelyistä sekä kostotoimilta suojautumisesta kansallisen ja Euroopan unionin lainsäädännön mukaisesti, ilmoituksen kohteena olevan henkilön oikeuksista sekä oikeusavun saamisen ehdoista ja menettelyistä.
• ANAC ylläpitää luetteloa kolmannen sektorin toimijoista, jotka tarjoavat tukitoimia ilmoittajille. ANAC julkaisee luettelon omilla verkkosivuillaan. Luettelo sisältää kolmannen sektorin toimijat, jotka harjoittavat sääntöjensä mukaisesti asetuksessa (lainsäädäntöasetus 3.7.2017, n. 117) määriteltyjä toimintoja ja jotka ovat tehneet ANAC:n kanssa sopimuksia.