1. De nieuwigheden ingevoerd met wetsdecreet nr. 24/2023

Wat verandert er met de nieuwe regeling

Ter uitvoering van de Richtlijn (EU) 2019/1937 is het wetsdecreet nr. 24 van 10 maart 2023 uitgevaardigd betreffende “de bescherming van personen die inbreuken op het Unierecht melden en bepalingen met betrekking tot de bescherming van personen die inbreuken op nationale wetgevingen melden”.

Het decreet is op 30 maart 2023 in werking getreden en de daarin opgenomen bepalingen zijn van kracht sinds 15 juli 2023.

• Het decreet is van toepassing op zowel publieke als private entiteiten; met betrekking tot laatstgenoemden breidt de wetgeving de bescherming uit naar melders die in het afgelopen jaar gemiddeld minstens vijftig werknemers in dienst hadden, of, ook onder die grens, naar entiteiten die actief zijn in de zogenaamde gevoelige sectoren (diensten, producten en financiële markten en preventie van witwassen of financiering van terrorisme, transportveiligheid en milieubescherming) en naar diegenen die organisatie- en beheersmodellen hebben aangenomen volgens het wetsdecreet 231/2001.
• Alleen voor private entiteiten die in het afgelopen jaar gemiddeld tussen de vijftig en tweehonderdnegenenveertig werknemers (met vaste of tijdelijke contracten) in dienst hadden, geldt de verplichting om een intern meldkanaal in te stellen vanaf 17.12.2023.
• Tot die datum blijven de genoemde private entiteiten die reeds het model 231 hebben aangenomen of willen aannemen, de interne meldkanalen beheren volgens de bepalingen van wetsdecreet 231/2001.

2. De entiteiten die de regeling moeten naleven

Privésector

De bescherming van melders die werkzaam zijn in de privésector, voorzien in wetsdecreet nr. 24/2023, legt de verplichting op om meldkanalen op te zetten voor die entiteiten uit dezelfde sector die ten minste aan één van de volgende voorwaarden voldoen:

• zij hebben in het afgelopen jaar gemiddeld minstens vijftig werknemers in dienst gehad, met vaste of tijdelijke contracten;
• zij zijn actief in enkele specifieke sectoren (diensten, producten en financiële markten en preventie van witwassen of financiering van terrorisme, transportveiligheid en milieubescherming), ook als zij in het afgelopen jaar niet gemiddeld minstens vijftig werknemers in dienst hadden met vaste of tijdelijke contracten;
• zij nemen organisatie- en beheersmodellen aan zoals bedoeld in wetsdecreet 231/2001, ook als zij in het afgelopen jaar niet gemiddeld minstens vijftig werknemers in dienst hebben gehad met vaste of tijdelijke contracten.

Publieke sector

De verplichting om interne meldkanalen op te zetten rust eveneens op de volgende entiteiten uit de publieke sector:

• de overheidsadministraties zoals vermeld in artikel 1, lid 2, van wetsdecreet 30 maart 2001, nr. 165;
• de onafhankelijke administratieve autoriteiten voor garantie, toezicht of regulering;
• de publiekrechtelijke economische instellingen, de publiekrechtelijke organen zoals vermeld in artikel 3, lid 1, letter d), van wetsdecreet 18 april 2016, nr. 50;
• de concessiehouders van openbare diensten, de publiek gecontroleerde ondernemingen en de in-house bedrijven, zoals gedefinieerd in respectievelijk artikel 2, lid 1, letters m) en o), van wetsdecreet 19 augustus 2016, nr. 175, ook indien beursgenoteerd.

3. Wat kan worden gemeld

Gedragingen, handelingen of nalatigheden die het openbaar belang of de integriteit van de publieke administratie of de private entiteit schaden en die bestaan uit:

• administratieve, boekhoudkundige, civiele of strafrechtelijke overtredingen;
• onrechtmatige gedragingen die relevant zijn volgens wetsdecreet 231/2001, of schendingen van de daarin voorziene organisatie- en beheersmodellen;
• overtredingen die vallen binnen het toepassingsgebied van Europese of nationale wetgeving met betrekking tot de volgende sectoren: overheidsopdrachten; diensten, producten en financiële markten en de preventie van witwassen en financiering van terrorisme; productveiligheid en conformiteit; vervoersveiligheid; milieubescherming; stralingsbescherming en nucleaire veiligheid; voedsel- en diervoederveiligheid en dierengezondheid en -welzijn; volksgezondheid; consumentenbescherming; bescherming van de persoonlijke levenssfeer en persoonsgegevens en veiligheid van netwerken en informatiesystemen;
• handelingen of nalatigheden die de financiële belangen van de Unie schaden;
• handelingen of nalatigheden met betrekking tot de interne markt;
• handelingen of gedragingen die het doel of de strekking van de bepalingen in Europese regelgeving ondermijnen.

4. Keuze van meldkanalen

• intern (binnen de werkcontext);
• extern (ANAC);
• openbare bekendmaking (via de pers, elektronische middelen of communicatiemiddelen die een groot aantal mensen kunnen bereiken);
• melding aan de gerechtelijke of boekhoudkundige autoriteit.

Intern meldkanaal

De interne melding, bestemd voor de Meldingsbeheerder van de Vennootschap, kan worden ingediend via de volgende modaliteiten:

• Schriftelijke verzending van de melding (per gewone post of aangetekende brief met ontvangstbevestiging, gericht aan de meldingsbeheerder), met aan de buitenkant de vermelding “Ter attentie van de Meldingsbeheerder whistleblowing – persoonlijk en vertrouwelijk”, via de postdienst naar het adres van de statutaire zetel.
• Persoonlijke overhandiging brevi manu (d.w.z. in een gesloten envelop geadresseerd aan de Meldingsbeheerder, met de vermelding persoonlijk en vertrouwelijk) bij de statutaire zetel.
• Indiening via het digitale platform voor het doorsturen/ontvangen en beheren van meldingen van misstanden (whistleblowing).

Voor het indienen en beheren van interne meldingen in schriftelijke vorm heeft Fabbricazione Articoli Casalinghi E Metallurgici F.A.C.E.M. S.p.A. gekozen voor het gebruik van het digitale platform “My Whistleblowing”, beschikbaar via de website https://areariservata.mygovernance.it/#!/WB/FACEM, waar het daartoe bestemde formulier kan worden ingevuld.
Het platform maakt het mogelijk om het “Meldingsformulier” digitaal in te vullen, te versturen en te ontvangen.
Na het indienen van de melding ontvangt de melder (whistleblower) updates via e-mail en moet hij/zij de instructies volgen om een account aan te maken op het platform om de eigen zaak te volgen en eventueel in contact te treden met de meldingsbeheerders.
De bevestiging van ontvangst van de melding wordt automatisch verzonden naar de mailbox van de meldingsbeheerder.
De melder kan de voortgang van de procedure uitsluitend volgen door in te loggen op het digitale platform met de eerder aangemaakte inloggegevens.
Als alternatief voor schriftelijke meldingen via het digitale platform kunnen meldingen worden gedaan:

• op gemotiveerd verzoek van de melder, via een persoonlijk gesprek dat binnen een redelijke termijn wordt vastgelegd, volgens de modaliteiten gepubliceerd op de website https://www.trespade.it/whistleblowing/

De middelen voor verzending en beheer van meldingen waarborgen de vertrouwelijkheid van:

• de melder;
• de facilitator;
• de betrokken persoon of andere in de melding genoemde partijen;
• de inhoud van de melding en de bijbehorende documentatie.

Het meldingsplatform garandeert bescherming tegen mogelijke belangenconflicten van de door de vennootschap aangewezen meldingsbeheerders door de melder, bij het indienen van de melding, de mogelijkheid te geven deze toe te wijzen aan een “back-upbeheerder”. Deze laatste zal de melding volledig zelfstandig en exclusief behandelen, zodat het toepassingsgebied van de melding vooraf wordt beperkt en de nodige voorzorgsmaatregelen worden genomen. Dit proces kan ook autonoom worden geactiveerd door de beheerder zelf, indien er sprake is van een potentieel belangenconflict.
Het beheer van de meldkanalen is toevertrouwd aan:

• aan een persoon die specifiek is opgeleid voor het beheer van het meldkanaal, geïdentificeerd als Giansalvatore Algieri, behorend tot de HR-afdeling;
• aan een persoon die specifiek is opgeleid voor het beheer van het meldkanaal, geïdentificeerd als Cristina Gentile, behorend tot de functie van hoofd Administratie/Financiën;
• aan een persoon die specifiek is opgeleid voor het beheer van het meldkanaal, geïdentificeerd als Giuseppe Giovannini, behorend tot de ICT-afdeling (back-upbeheerder).

Extern meldkanaal

Melders kunnen gebruik maken van het externe kanaal (ANAC) wanneer:

• binnen de werkcontext het instellen van een intern meldkanaal niet verplicht is, of dit – ook indien verplicht – niet actief is of, hoewel actief, niet in overeenstemming is met de wettelijke vereisten;
• de melder al een interne melding heeft gedaan en hierop geen gevolg is gegeven;
• de melder gegronde redenen heeft om aan te nemen dat een interne melding geen effectief gevolg zal krijgen of dat de melding een risico op represailles kan opleveren;
• de melder gegronde redenen heeft om aan te nemen dat de schending een onmiddellijk of duidelijk gevaar voor het algemeen belang kan vormen;

Openbaarmaking

Melders kunnen direct een openbaarmaking doen wanneer:

• de melder reeds een interne én externe melding heeft gedaan of rechtstreeks een externe melding heeft ingediend en er binnen de vastgestelde termijnen geen reactie is ontvangen met betrekking tot de getroffen of geplande maatregelen;
• de melder gegronde redenen heeft om aan te nemen dat de schending een onmiddellijk of duidelijk gevaar voor het algemeen belang kan vormen;
• de melder gegronde redenen heeft om aan te nemen dat een externe melding kan leiden tot het risico van represailles of geen effectief gevolg zal krijgen, gezien de specifieke omstandigheden van het geval, zoals het risico dat bewijsmateriaal wordt verborgen of vernietigd, of de gegronde vrees dat de ontvanger van de melding samenspant met de dader van de schending of zelf bij de schending betrokken is.

5. Voorwaarden voor de melding

Redelijkheid

Op het moment van de melding of aangifte bij de gerechtelijke of boekhoudkundige autoriteit of bij een openbaarmaking, moet de melder of aangever redelijke en gegronde redenen hebben om te geloven dat de informatie over de gemelde of openbaar gemaakte schendingen waar is en binnen het toepassingsgebied van de regelgeving valt.

Wijze van melding

De melding of openbaarmaking moet worden gedaan via de voorgeschreven kanalen (intern, extern en openbaarmaking), volgens de criteria die hierboven zijn aangegeven onder het onderdeel “Keuze van de meldkanalen”.

6. Beoordeling van het openbaar belang en het persoonlijk belang van de melder

7. Wat gebeurt er na de melding?

Wijze van behandeling van de meldingen

Fabbricazione Articoli Casalinghi E Metallurgici F.A.C.E.M. S.p.A. zorgt voor:

• het informeren van de melder over de ontvangst van de melding binnen 7 dagen na de datum van ontvangst, tenzij de melder dit uitdrukkelijk anders heeft verzocht of tenzij Fabbricazione Articoli Casalinghi E Metallurgici F.A.C.E.M. S.p.A. van oordeel is dat een bevestiging de bescherming van de vertrouwelijkheid van de identiteit van de melder in gevaar zou brengen;
• het onderhouden van communicatie met de melder en, indien nodig, verzoeken om aanvullende informatie;
• het zorgvuldig opvolgen van de ontvangen meldingen;
• het uitvoeren van het nodige onderzoek om gevolg te geven aan de melding, ook door middel van hoorzittingen en het verzamelen van documenten;
• het verstrekken van een antwoord aan de melder binnen drie maanden na de datum van de ontvangstbevestiging of, bij ontbreken daarvan, binnen drie maanden na het verstrijken van de termijn van zeven dagen na indiening van de melding;
• het meedelen van het eindresultaat van de melding aan de melder.

8. Bescherming van de vertrouwelijkheid van de melders

• De identiteit van de melder mag niet worden bekendgemaakt aan andere personen dan die bevoegd zijn om meldingen te ontvangen of hieraan opvolging te geven;
• De bescherming heeft niet alleen betrekking op de naam van de melder, maar ook op alle elementen van de melding waaruit, zelfs indirect, de identiteit van de melder kan worden afgeleid;
• De melding is uitgesloten van inzage in bestuursdocumenten en van het algemene recht op civiele inzage;
• De bescherming van de vertrouwelijkheid wordt uitgebreid tot de identiteit van de betrokken personen en van de in de melding genoemde personen tot de afronding van de procedures die naar aanleiding van de melding zijn gestart, met inachtneming van dezelfde waarborgen die gelden voor de melder.

9. Naleving van de regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens

• De verwerking van persoonsgegevens met betrekking tot de ontvangst en het beheer van meldingen wordt uitgevoerd door Fabbricazione Articoli Casalinghi E Metallurgici F.A.C.E.M. S.p.A., in haar hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke, met inachtneming van de Europese en nationale beginselen inzake de bescherming van persoonsgegevens, waarbij passende informatie wordt verstrekt aan de melders en de in de meldingen betrokken personen, alsook passende maatregelen worden genomen ter bescherming van de rechten en vrijheden van de betrokkenen.
• Bovendien kunnen de rechten bedoeld in de artikelen 15 tot en met 22 van Verordening (EU) 2016/679 worden uitgeoefend binnen de grenzen van hetgeen is bepaald in artikel 2-undecies van wetsdecreet 30 juni 2003, nr. 196.
• De interne en externe meldingen en de bijbehorende documentatie worden bewaard voor de tijd die nodig is voor de behandeling van de melding en in ieder geval niet langer dan 5 jaar vanaf de datum van de kennisgeving van de definitieve uitkomst van de meldingsprocedure, met inachtneming van de vertrouwelijkheidsverplichtingen van de Europese en nationale regelgeving inzake de bescherming van persoonsgegevens.

10. Represailles

Onder “represaille” wordt verstaan elk gedrag, elke handeling of nalatenschap, zelfs indien slechts geprobeerd of bedreigd, die wordt gesteld naar aanleiding van de melding, de aangifte bij de gerechtelijke of rekenkamerautoriteit of de openbare bekendmaking en die de melder of de persoon die de aangifte heeft gedaan, direct of indirect, schade berokkent of kan berokkenen.

Voorbeelden van represailles:

• ontslag, schorsing of gelijkwaardige maatregelen;
• degradatie of het uitblijven van promotie;
• functie- of werkplekverandering, verlaging van het salaris, wijziging van de werktijden;
• schorsing van opleiding of enige beperking van de toegang daartoe;
• negatieve beoordelingen of negatieve referenties;
• de toepassing van disciplinaire maatregelen of andere sancties, ook geldelijke;
• dwang, intimidatie, pesterijen of uitsluiting;
• discriminatie of in het algemeen een ongunstige behandeling;
• het niet omzetten van een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd in een arbeidsovereenkomst voor onbepaalde tijd, wanneer de werknemer daar een gerechtvaardigde verwachting van had;
• het niet verlengen of het vroegtijdig beëindigen van een arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd;
• schade, ook aan de reputatie van de persoon, in het bijzonder op sociale media, of economische of financiële nadelen, waaronder het verlies van economische kansen en het verlies van inkomsten;
• opname op onjuiste lijsten op basis van een formele of informele sectorale of industriële overeenkomst, waardoor de persoon in de toekomst mogelijk geen werk meer kan vinden in de sector of de industrie;
• de vroegtijdige beëindiging of de annulering van een overeenkomst voor de levering van goederen of diensten;
• de intrekking van een vergunning of een toestemming;
• de verplichting om zich te onderwerpen aan psychiatrisch of medisch onderzoek.

10.1 Bevoegdheid om represailles vast te stellen

• Het beheer van meldingen van represailles in de publieke en private sector behoort tot de bevoegdheid van ANAC, die zich, binnen de respectieve bevoegdheden, kan bedienen van de samenwerking van de Inspectie van de publieke functie en van de Nationale Arbeidsinspectie.
• De verklaring van nietigheid van represaillesmaatregelen is voorbehouden aan de rechterlijke autoriteit.

10.2 Bewijs van represailles

• ANAC moet vaststellen dat het gedrag (handeling of nalatenschap) dat als represaille wordt beschouwd, het gevolg is van de melding, aangifte of openbaarmaking.
• Zodra de melder aantoont dat hij een melding heeft gedaan overeenkomstig de regelgeving en dat hij een gedrag heeft ondergaan dat als represaille wordt beschouwd, rust op de werkgever de bewijslast om aan te tonen dat dit gedrag op geen enkele wijze verband houdt met de melding.
• Aangezien het gaat om een vermoeden van aansprakelijkheid, is het noodzakelijk dat tegenbewijs naar voren komt in het tegensprekelijk debat voor ANAC. Daartoe is het van essentieel belang dat de vermeende verantwoordelijke alle elementen verstrekt waaruit kan worden afgeleid dat de genomen maatregel tegenover de melder geen represaillekarakter had.

10.3 Bescherming tegen represailles uitgebreid tot andere personen

De bescherming tegen represailles wordt uitgebreid tot andere personen, naast de melder:

• aan de facilitator (natuurlijk persoon die de melder bijstaat in het meldingsproces en werkzaam is binnen dezelfde werkomgeving);
• aan de personen binnen dezelfde werkomgeving als de melder, degene die een klacht heeft ingediend of degene die een publieke bekendmaking heeft gedaan, en die met hen een duurzame affectieve band of een familieband tot en met de vierde graad hebben;
• aan de collega’s van de melder of van degene die een klacht heeft ingediend of een publieke bekendmaking heeft gedaan, die in dezelfde werkomgeving werkzaam zijn en met de betreffende persoon een gebruikelijke en voortdurende relatie onderhouden;
• aan de organisaties die eigendom zijn van de melder of waarvoor deze personen werken, evenals aan de organisaties die actief zijn binnen dezelfde werkomgeving als de bovengenoemde personen.

11. Bescherming van de melders

11.1 Strafuitsluiting van melders

Niet strafbaar is degene die informatie over de overtredingen onthult of verspreidt:

• die onder de geheimhoudingsplicht valt, behalve het beroepsgeheim van advocaten en artsen;
• met betrekking tot de bescherming van het auteursrecht;
• met betrekking tot de bescherming van persoonsgegevens, indien hij of zij op het moment van de melding, klacht of publieke bekendmaking redelijke gronden had om aan te nemen dat de openbaarmaking of verspreiding van de informatie noodzakelijk was om de melding te doen, en deze overeenkomstig de door de wet vereiste procedures is uitgevoerd.

11.2 Verlies van bescherming

De bescherming wordt niet toegekend wanneer, zelfs bij een vonnis in eerste aanleg, de strafrechtelijke aansprakelijkheid van de melder is vastgesteld wegens de misdrijven van laster of valse aangifte of voor soortgelijke misdrijven gepleegd met de klacht bij de gerechtelijke of boekhoudkundige autoriteit, of wanneer diens civiele aansprakelijkheid, op dezelfde grond, wordt vastgesteld in geval van opzet of grove nalatigheid; in die gevallen kan aan de melder of klager een disciplinaire sanctie worden opgelegd.

11.3 Ondersteuningsmaatregelen voor melders

• Er zijn ondersteuningsmaatregelen voorzien die bestaan uit gratis informatie, hulp en advies over de meldingsprocedures en over de bescherming tegen represailles zoals geregeld door de nationale en Europese wetgeving, over de rechten van de betrokken persoon, evenals over de wijze en voorwaarden voor toegang tot gesubsidieerde rechtsbijstand.
• Bij ANAC wordt een register bijgehouden van organisaties uit de Derde sector die ondersteuningsmaatregelen bieden aan melders. Het register, dat door ANAC op haar website wordt gepubliceerd, bevat de organisaties uit de Derde sector die, overeenkomstig hun statuten, de activiteiten uitvoeren zoals bedoeld in het wetgevend decreet van 3 juli 2017, nr. 117, en die overeenkomsten met ANAC hebben gesloten.